مقدمه
آشنایی با نظام آراستگی درواقع آشنایی با چگونگی مدیریت مطلوب محیط کارشما می باشد . این نظام درسازمان های تولیدی و خدماتی بسیاری ازکشورهای جهان استقرار یافته و نتایج با ارزشی درساماندهی و مرتب کردن محیط های کاری و ایجاد عادت ای مطلوب و فرهنگ مشتری گرایی داشته است. این سیستم دربرخی ازسازمان های تولیدی وخدماتی کشور ما بخصوص بخش خصوصی به اجرا درآمده است .
آثار روحی و روانی آراستگی محیط کار
عوامل تاثرگذار بر محیط کار که تعیین کننده میزان بهره وری در یک سازمان می باشد به دو دسته عوامل نرم و عوامل سخت تقسیم می شوند.
سبک رهبری و مدیریت در یک سازمان از ویژگی های نرم و تکنولوژی از ویژگی های سخت یک سازمان می باشد . ویژگی های فیزیکی نیز، از جنبه های سخت محیط کار شما به حساب می آیند و برروی کسانی که در محیط کار می کنند آثار زیادی دارد . متخصصین این حوزه با مرور تحقیقات زیادی که درباره ویژگی های محیط کار صورت گرفته اعلام کرده اند : " محیط های فیزیکی می توانند به عنوان محدودیت هایی عمل کنند و به عنوان منبعی از محرک عمل کند و یا به عنوان عامل لذت باشند به عنوان مثال : صدا، موسیقی، روشنایی، و درجه حرارت ، متغیرهای بیرونی و محیطی و حفظ انگیزه ، متغیرهایی دیگری هستند که در بعضی از شرایط، رفتار کار را تحت تاثیر قرار می دهند در واقع رفتار بهینه کار مستلزم این است که صدا آرام و مستمر و مورد انتظار و موسیقی متناوب باشد ، روشنایی و درجه حرارت باید با تقاضا های ویژه متناسب باشد تا اثرات مثبت از آنها حاصل شود و یا آرامش و اطمینان قلبی شما در مورد کار یا محیط کار و ارتباط با مدیران خود و دیگران و در یک کلام احساس امنیت شما حفظ گردد " .
بصورت کلی در جمع بندی از تحقیقات مربوط به ویژگی های فیزیکی محیط های کار چهار نکته مهم قابل توجه است.
نظام آراستگی با تاکید بر آراستگی جنبه های سخت و نرم محیط های کاری، روحیه، نشاط، امنیت وکیفیت را به برای سازمان می آورد و با حذف محدودیت های محیطی ، کارآیی و سلامت کارکنان را افزایش می دهد.
نگاهی به اهداف و مفاهیم و نظام آراستگی و مراحل اجرای آن و بررسی تاریخچه ونسبتش با فرهنگ ملی و دینی و آثار و نتایج آن، نشان می دهدکه پرداختن به نظام آراستگی ضروری است.
نظام آراستگی (S5) چیست؟
S5 راز واژه پنج کلمه ژاپنی است. این کلمات عبارتند از:
هدف های نظام آراستگی
S5 برای رسیدن به هدف های متعددی اجرا می شود. برخی از مهم ترین هدف ها عبارتند از ایمنی و بهداشت، بهره وری، صرفه جویی در هزینه ها ، کیفیت و پیشگیری از خرابی ها.
در محیط هایی که با اجرای نظام آراستگی مدیریت می شوند، اشیا زائد و غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب می شوند و این امرتا حد زیادی موجب صرفه جویی و ایمنی محیط خواهد شد. اجرای منظم مراحل نظام آراستگی محیطی پاکیزه وبهداشتی را فراهم می آورد و ازهمه مهمتر تلاش برای ایجاد عادت های صحیح درکارکنان مهمترین عامل درتحقق محیط های آراسته است و این مهم دراجرای بند پنجم ( Shitsuke ) حاصل خواهد شد.
تاریخچه
S5 برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت، اصولی که حاصل نبوغ و استعداد ژاپنی ها نیست، بلکه ایده اولیه این سیستم از روش Keeping House آمریکایی گرفته شده است. ژاپنی ها ایده اولیه را از آمریکایی ها گرفته و بر اساس فرهنگ خود آن را در قالب پنج اصل یا به عبارتی S5 و به قول ژاپنی ها (( گواس )) ارائه کردند.
ژاپنی ها دامنه کاربرد S5 را به همه صنایع و بنگاه های اقتصادی گسترش دادند و آن را نه تنها در حفظ ایمنی و بهداشت محصول بلکه در آراستگی محیط کار و کارکنان در زیبا سازی محیط و صرفه جویی در فضا و مکان و نقل و انتقال و جا به جایی مواد و کاهش ضایعات و دو باره کاری ها و... به کار گرفتند .
S5 به شیوه ژاپنی ها و به صورت یک رشته خاص با ادبیات نوشتاری از سال 1985 مطرح شد و در آغاز با عنوان S3 ارائه شد. نخستین متن در باب S5 در سال 1986 نوشته شد. در اواخر همین دهه سوزوکی کتاب “ دیباچه ای بر رویکرد جامع ارتقاء بهره وری بهپویی عملی " را تالیف کرد که فصل هشتم این کتاب به S5 کاربردی اختصاص یافته بود. اما یکی از مهم ترین متون مربوط به S5 تحت عنوان " S5 پنج کلید برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار " توسط تاکاشی اوسادا تالیف و منتشر شد.
این سیستم به لحاظ دستاوردهای بسیار ارزشمندی که دارد به سرعت به بنگاه های اقتصادی کشورهای جهان همچون سنگاپور، مالزی، چین، تایلند، انگلیس، اسپانیا و پرتقال و.... راه یافت و مورد بهره برداری قرار گرفت.
در ایران آغازگر S5 سازمان نوسازی صنایع در صنایع خودرو سازی بود . فعالیت های عملی در این زمینه از سال 74 آغاز شد و شرکت سایپا و ایران خودرو پیشگامان این حرکت اند.
مرحوم مجتبی کاشانی " مجتبی کاشانی متخلص به سالک از جمله افرادی بود که برای بلوغ فرهنگ مدیریت در ایران تلاش فراوان کرد. " این نظام را در صنعت خودرو سازی رواج داد و به همین لحاظ از او با عنوان پدر S5 در ایران یاد می کنند .
آن مرحوم در کتاب نقش دل در مدیریت (1382) به منظور بومی سازی مفاهیم S5 و ارتباط دادن آن با مفاهیم فرهنگی بحث هفت سین صنعتی را مطرح کرد. ایشان با توجه به کار ژاپنی ها که مفهوم House Keeping را از فرهنگ آمریکایی گرفته و در قالب فرهنگ ژاپنی ارائه دادند، مفهوم S7 را از شرکت های ژاپنی اخذ کرد و آن را با مفهوم هفت سین نوروز ایرانی درهم آمیخت و با نام (( هفت سین نظام صنعتی )) مطرح کرد.
از نظر ایشان هفت سین صنعتی چنین است :
نظام آراستگی یا S5 در بخش صنعت و خدمات تا حدودی جای خود را باز کرده است اما درآموزش و پرورش و واحد های آموزشی و سازمان های دیگر اقدام قابل توجهی صورت نگرفته است.
نظام آراستگی در فرهنگ ایران
پذیرش اجتماعی و فرهنگی یک سیستم و هم خوانی آن با فرهنگ میزبان شرط اساسی ماندگاری آن سیستم است. برای اجرای موفق نظام آراستگی باید بتوان عناصر موجود در آن را با عناصری از فرهنگ ملی و دینی پیوند زد.
نظام آراستگی درغرب پایه گذاری شد و درژاپن تکامل یافت وسپس به دیگر نقاط جهان راه یافت . گسترش و پذیرش نظام آراستگی در کشورهای مختلف، با داشتن فرهنگ های متفاوت، نشان می دهد که مفاهیم نظام آراستگی با فرهنگ های گوناگون سازگار است.
در فرهنگ دینی و ملی ما ایرانیان آموزه هایی وجود دارد که نظام آراستگی با آن عناصر سازگار است وپذیرش آن را ساده می سازد. تعالیم دینی ما مشحون ازدستورات ظریف و دقیقی است که بر پاکیزگی تاکید دارد وآن را نشانه ایمان به مکتب می داند. سفارش حضرت علی (ع) به نظم پس ازسفارش به تقوا اهمیت نظم در زندگی را نشان می دهد.
نظم وترتیب و وقت شناسی دراجرای برنامه های عبادی و دستورات دینی از جمله نماز به حدی روشن است که نیاز به توضیح ندارد.
اصلاح روابط بین فردی واجتماعی و تقویت بنیان های برادری و وحدت در جوامع اسلامی ازطریق زدودن موانع فرهنگی واخلاقی بخش عظیمی ازتعالیم اسلام است و بسیار فراتر از مفاهیم و روش های طرح شده در نظام آراستگی است.
درفرهنگ ملی ماایرانیان جشن نوروز ازجایگاه واهمیت ویژه ای برخوردار است. خانه تکانی قبل ازعید و توجه به زیبا سازی محیط زندگی و ظاهرفردی و پوشیدن لباس نو و رفتن به دیدارخویشان و دوستان و رعایت ادب واحترام و خلاصه نو شدن انسان و محیط زندگی همگام با نو شدن طبیعت و دورشدن از پلیدی ها و پلشتی های درونی و بیرونی از هدف های برگزاری آیین نوروزاست.
بانگاهی گذرا به دستورات انسان سازاسلام و فرهنگ ملی خویش درمی یابیم که عناصر متعددی درآنها وجود داردکه پذیرش نظام آراستگی را آسان می سازد. علاوه براین به مفاهیمی برمی خوریم که می توانیم درتکمیل و ارتقا نظام آراستگی و بومی سازی ازآنها استفاده کنیم. نظام آراستگی سیستمی است که انعطاف لازم برای پذیرش عناصر دیگر فرهنگ ها را دارد.
شرح کوتاهی پیرامون S5 (نظام آراستگی)
1) Seiri (سوا کردن غیرضروری ها از ضروری ها)
هدف سواکردن ، مدیریت اولویت ها و مبارزه با علل مسائل ومشکلات است. در این مرحله، تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری و دور کردن غیرضروری ها ازمحیط کار و تعمیرات جزیی و برطرف ساختن نواقص صورت می گیرد. اشیاء غیر ضروری لزوما اشیاء بی فایده وبی مصرفی نیستند ، اما دلیل وضرورتی برای نگه داشتن آنها در محیط وجود ندارد. بنابراین برای هرکدام برحسب فایده ای که دارند، تصمیم گیری می شود. تصمیم ممکن است بخشیدن به دیگران، فروختن، بازیافت، دور انداختن یا ذخیره کردن در مکانی دور تر باشد. برای تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری باید ملاک هایی درنظرگرفته شود و براساس آنها تفکیک صورت گیرد.
به طور کلی مبارزه با علل آلودگی، جلوگیری از نشت ها و تعمیرخرابی ها، ساماندهی انبار ها و حذف گرد و غبار ازفعالیت های اساسی این مرحله اند. اجرای این مرحله به دلیل تأثیر زیادی که بر روی مراحل بعدی دارد مهم ترین مرحله محسوب می شود.
اصل فقط یکی که در نظام آراستگی از آن نام برده می شود با این مرحله تناسب دارد و به معنی کم کردن ابزار ها و لوازم در حد ضرورت است.
2) Seiton (سامان دادن ومرتب چیدن)
پس ازسواکردن ضروری ها ازغیرضروری ها ودورکردن غیر ضروری ها ازمحل کار، آنچه باقی می ماند باید در وضعیتی سامان یافته و مرتب استقراریابد. هدف ازاجرای این مرحله" استقرارمنظم ومرتب ماشینها و اشیا به گونه ای است که اشیاء موردنیازدرزمان مورد نظر و به مقدار مورد نظر در دسترس باشد. نتیجه اجرای این اصل یعنی ساماندهی محیط کار و ابزارها و لوازم و پوشه ها و... دستیابی سریع به آنها است ( این بخش مربوط به تکنولوژی جدید و پوشه کار در سیستم های رایانه ای هم می باشد ) . بنابراین حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاءهدف مرحله دوم است. برای سامان دهی اشیا لازم است جای مناسبی برای اشیا در نظر گرفته شود. یکی از راه های مرتب کردن وجای دهی مناسب اشیا نام گذاری آنها است. نامی برای هر شیءو نامی برای جای نگهداری آنها . نظم و ترتیب دادن به تابلو های اعلانات، پوشه ها، پلاکادرها، تهیه نام اتاق ها و تهیه تابلو های نشان دهنده مسئولیت افراد نظم وترتیب درون کمد ها و میزها و فایل ها، مرتب کردن و چیدمان مرتب اتاق ها و انبارها وکارگاه ها ودفترها وکتاب های کتابخانه ، ذخیره سازی مناسب اطلاعات درو ن رایانه ها و... ازجمله فعالیت هایی است که در اجرای این مرحله صورت می گیرد.
3) Seiton (سپیدی وپاکیزگی)
پس ازآن که اشیاءغیرضروری ازمحل کار خارج شدند و اشیاءضروری درجای خودقرارگرفتند، نوبت به پاکیزه کردن و پاکیزه نگهداشتن آنها می رسد. " این بخش شاید به دلایل گوناگون یکی از مهم ترین معیارهای نظام باشد. این معیار به همه چیز و همه وهمه جا مربوط می شود ، پاکیزگی یعنی پاکیزگی انسان، محیط کار ابزار و وسایل شما " . پاکیزه سازی وظیفه ای عمومی است و فرد در هر سطحی از سازمان که قرار داشته باشد پاکیزه سازی جزیی از وظایف او محسوب می شود. برای پاکیزه سازی مسئولیت ها و وظایف افراد باید روشن شود. نکته ای که نباید از نظر دور بماند اقدام به پاکیزه سازی همه جا است نه فقط جاهایی که بیشتر در در معرض دید قرار دارند. حذف آلودگی ها و گرد و غبار از محیط کار باید به صورت کامل صورت گیرد. پاکیزه سازی نوعی بازبینی نیز محسوب می شود. در هنگام پاکیزه سازی اشکال های جزیی آشکار می شود، گم شده ها پیدا می شوند و نیاز های تعمیراتی جزیی مشخص می شوند.
4) Seiketsu (سعی درحفظ وضع مطلوب)
آیایک با سواکردن و مرتب کردن و پاکیزه ساختن کافی است؟
روشن است که برای داشتن محیطی ایده آل وآراسته بایستی پیوسته و با برنامه ای مشخص اقدام کرد. هدف ازاجرای این مرحله، نگهداری همه چیزدر وضعیتی سامان یافته ، مرتب وپاکیزه حتی در زمینه های شخصی است. تدوین و نوشتاری کردن روش ها و تهیه بروشورها و دفترچه های راهنما ازجمله کارهای ضروری است.
برای داشتن وضعیتی مطلوب استانداردکردن روش ها ضرورت دارد. هر سازمانی می تواند استانداردهایی برای خود تعریف کند. برای این کار لازم است چند اقدام صورت گیرد.
اولین گام یافتن روش هایی است که باید استاندارد شوند. گام دوم توافق با افراد برای اجرا است. گام سوم انتشار استانداردها است. گام چهارم اجرای استانداردها و گام پنجم بهبود آنها است. تهیه تقویم و سر رسید های فعالیت ها و تکرار سه مرحله پیشین سبب می شود که وضعیت ایجاد شده محفوظ بماند و بازگشت به وضعیت قبل اتفاق نیفتد.
از روش های مؤثر در اجرای این مرحله "به کار گیری مدیریت دیداری است. "مدیریت دیداری یعنی کاری کنیم که ایراد ها و مشکلات به راحتی خود را نشان بدهند وتوسط افراد سازمان و مراجعه کنندگان به راحتی قابل تشخیص باشند و افراد برای بیان ونشان دادن اشکال ها نه تنها مورد بی مهری قرار نگیرند بلکه از آنها به خاطر لطفی که کرده اند وفرصت های بهبود را نشان داده اند قدر دانی شود " .
5) Shitsuke (سازمان یافتگی و انضباط کاری)
سازمان یافتگی و انضباط یعنی، تمرین تا جایی که افراد به طورطبیعی کارشان رادرست انجام دهند. دراین مفهوم انضباط مساوی باتغییرعادت های نادرست وایجادعادت های مطلوب است. «سازمان یافتگی وانضباط چیزی است که شما نیروهای نظامی می توانید نشانه های ظاهری آن رابه خوبی ببینید. پرداختن به ظاهری زیبا و زیبا سازی فضا و تمرین های مختلف مربوط به رعایت نظم، زمان و آمادگی برای رویارویی با حوادثی چون آتش سوزی و زلزله، تدوین دفترچه های راهنما از فعالیت های مهم این مرحله است. مشارکت همگانی اعم از کارکنان و دانش آموزان و اولیا در فعالیت های مربط به نظام آراستگی و فرهنگ سازی و ایجاد عادت های صحیح در کارکنان و دانش آموزان مهم ترین هدف و ملاک برای موفقیت استقرار نظام آراستگی در مدارس و آموزش برای این فرهنگ برای آیندگان می باشد .
به عبارت دیگر هنگامی می توانیم ادعا کنیم که نظام آراستگی در فرهنگ ما استقرار یافته است که دانش آموزان وکارکنان ادارات و سازمان های خصوصی آگاهانه و به طور مستمر نظام آرستگی را اجرا نمایند.
S5 مفاهیم و روش های لازم برای داشتن یک محیط مطلوب را در چارچوب نظامی روشن و به هم پیوسته ارائه می دهد. این اصول ساده و منطقی در اجرا چندان ساده نیستند و برای اجرای آنها همت و تلاشی گسترده لازم است و قبل از همه تعهد مدیران ارشد سازمان ها برای اجرای آن و تلاش و مشارکت همه اعضا امری ضروری می باشد .
روش اجرای S5 در سازمان های مختلف متفاوت است و هر سازمانی با توجه به شرایط و موقعیت و نوع کار خود می تواند با حفظ اصول روش های خاص خود را طراحی کند.
مراحل اجرا
سازمان ملی بهره وری ژاپن برای اجرای S5 مراحل زیر راپیشنهادکرده است :
موضوع مهمی که توجه به آن ضروری است نگهداری سیستم S5 پس از استقرار آن است. اگر مراقبت های لازم صورت نگیرد ممکن است سازمان به سرعت به عادات کهنه خود برگردد.
یکی ازمراحل و فعالیت های اصلی برای برپا نگهداشتن و بهبود نظام آراستگی، ممیزی است. لازم است طبق برنامه ای مشخص ازمحیط هایی که درآنها S5 اجراشده است ممیزی صورت گیرد. منظورازممیزی " فرآیندی سیستماتیک، مستقل و مدون برای کسب شواهد ممیزی و ارزیابی مبتنی بر واقعیت آن به منظورتعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی است" .
برخی از هدف های ممیزی عبارتند از :
اجرای ممیزی باعث حفظ سیستم می شود و قوت ها و ضعف ها را آشکار ساخته و زمینه را برای بهبود عملکرد فراهم می آورد .
دیدگاه خود را بیان بفرمائید❤